شرح وظایف واحد امور اداری:

1- اقدام در جهت تأمین نیازهای نیروی انسانی مدیریت طبق ضوابط و قوانین 

2- انجام کلیه امور پرسنلی کارکنان سازمان شامل ترفیعات، تغییرات، نقل و انتقالات، مرخصی و... در چهارچوب ضوابط و مقررات مربوطه 

3- هماهنگی با واحدهای مدیریت در پیش بینی و برآورد بودجه پرسنلی 

4- جمع آوری، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل آمار و اطلاعات پرسنل 

5- انجام اقدامات لازم به منظور تأمین سهمیه های رفاهی و تسهیلاتی

 

شرح وظایف امور مالی:

1- برنامه ریزی و نظارت بر امور حسابداری و جمع داری اموال

2- پیگیری جذب اعتبارات اسناد جاری و عمرانی

3- صدور چک و تهیه و تنظیم اسناد و ارسال اسناد مالی به سازمان

4- بکارگیری شیوه های مناسب جهت اصلاح روشهای تقلیل هزینه ها

5- نگهداری دفاتر مالی و ضمانتنامه های دریافتی از پیمانکاران

6- دریافت و رسیدگی به صورت وضعیتهای پیمانکاران طرف قرارداد

7- حفظ و نگهداری اموال مدیریت و نظارت بر اموال تحویلی

8- ثبت دفاتر اموال و الصاق برچسب

9- حذف اموال اسقاط شده و تحویلی به استان و واحدها

10- ارسال گزارش اموال به استان و اداره دارایی شهرستان  

 

شرح وظایف مسئول حراست

تعریف حراست: حراست در لغت به معنای پاسداری و مراقبت کردن می باشد . از لحاظ عرف اداری حراست به نهادی گفته می شود که در قلب تشکیلات یک سازمان وجود داشته و وظیفه خطیر مراقبت از سلامت اجزای ریز و درشت آن تشکیلات را در برابر انواع و اقسام انحراف های موجود به عهده دارد .  

با حراست بیشتر آشنا شوید: دستگاه حراست براساس ماده واحده قانون مصوب 12/2/68 مجمع تشخیص مصلحت نظام با اهداف و تشکیلات سازمانی خاص به عنوان یک مجموعه اجرائی و نظارتی از مصادیق بارز و حیطه شمول اصول و قواعد مذکور بوده و به لحاظ ویژگیها، وظایف و جایگاه سازمانی بعنوان یکی از زیر مجموعه های تشکیلاتی، مستقیماً یا به صورت غیر مستقیم و نامحسوس وظایف خطیری در ارتباط با سالم سازی محیط کار و کنترل کیفی و کمی کارکنان ، بررسی و احراز تخلفات اداری مالی ، حفاظت از تاسیسات و اماکن ، اسناد و مدارک را عهده دار می باشد. بنابراین سیاست و روش حراستی اجمالاً مبتنی به موارد ذیل خواهد بود:

1- اهتمام و پاسداری از دستاوردهای انقلاب ، تبلیغ تفکرات بسیجی ، بذل مساعی و تلاش در جهت حفظ مصالح نظام مقدس اسلامی به عنوان اساسی ترین وظیفه دستگاه حراست.

2- ممانعت و اعراض از اعمال و تعصبات خشک و بی مورد و روشهای تنگ نظرانه و متحجرانه و هرگونه انحصار طلبی در انجام وظایف سازمانی واحد.

3- مجاهدت در شناساندن دستگاه حراست به عنوان محرم امن برای عموم ( مسئولین ، مدیران ، کارکنان و ارباب رجوع) به منظور انعکاس نقطه نظرات و تخلفات و درخواستهای مشروع آنان و تلاش در رسیدگی و اقدامات لازم مطابق ضوابط برای اجابت درخواستهای منطقی و قانونی مشارالیهم.

4- شناسیائی نقاط ضعف و قوت مجموعه به منظور تمهید و ارایه راه کارها و خط مشی های مناسب در جهت رفع نارسائی ها و مشکلات موجود به مدیر دستگاه

5- رعایت کامل و دقیق شرح وظایف و دستورالعملهای اجرائی و بهره برداری کامل از تجارب مکتسب.

6- همکاری تنگاتنگ و صمیمانه با مقامات و دیگران در تحقق اهداف سازمانی و اهتمام و تلاش در القاء و تبین جایگاه حراست به عنوان مشاورین امین و نستوه به مدیران و بذل مساعی مشترک در تبادر و تحقق این ایده که : مدیران و مسئولین حراست برای همدیگر می باشند نه در مقابل و رو در روی هم.

7- شناساندن دستگاه حراست و بذل توجه وافر در اینکه اقدامات حراست در تمام موارد مستدل و مستند و متکی به اسناد و مدارک قابل استناد می باشند و از توجه و اقدام به گزارشات غیر مستند و غیر موجه جداً پرهیز و اجتناب خواهد شد.

8- توجه و اهتمام مستمر و کامل در جهت سالم سازی محیط کاری و اداری سازمان و جلوگیری از بروز جو تشنج و تهدید و ارعاب وحشت برای جلوگیری از تقلیل بازده و اعتماد کاری کارکنان ، اعتماد کامل متقابل و حسن ظن به یکدیگر.

9- اهتمام و به کارگیری امر به معروف و نهی از منکر در همه امور. منشور اخلاقی و سازمانی حراست:

1) عمل به احکام و موازین دین مبین اسلام

2) رعایت قوانین و مقررات و ترویج فرهنگ مسئولیت پذیری ، قانون گرائی و تعمیم آن در سازمان

3) تلاش در تامین امنیت شغلی مدیران و کارکنان

4) رعایت اصل احترام و تکریم ارباب رجوع

5) رعایت حریم خصوصی افراد و تلاش در جهت حفظ ابرو و اسرار کارکنان

6) تلاش در جهت استقرار شایسته سالاری با تکیه بر شناسائی و معرفی کارکنان متعهد و متخصص

7) تعامل و همکاری با مدیران جهت تحقق اهداف سازمانی

8) تلاش مجدانه در شناسائی و پیشگیری از آسیب های سازمان

9) شناسائی متخلفان و قانون گریزان و برخورد متناسب و قانونی با آنان

10) بهره مندی از نگرشی کلان و برنامه ریزی متناسب با فن آوری های روز

11) توجه لازم به سه اصل : دقت ، صحت و سرعت در بررسی گزارشهای رسیده و اطلاع رسانی به موقع

12) اهتمام به تحقق بخشیدن سه شعار اساسی : حراست اثرگذار، تصمیم ساز و پاسخگو

13) انجام ماموریتهای محوله وظایف حراست به طور خلاصه:

ـ تعیین صلاحیت پرسنل در پستهای مدیریتی طبق دستورالعملهای مربوطه

ـ حفاظت از اخبار، اسناد و مدارک طبقه بندی شده

ـ ارائه مشاوره امنیتی به سطوح مدیریتی

ـ طبقه بندی و کنترل تاسیسات و اماکن دستگاه

ـ شناسائی عوامل و عناصر ایجادکننده نارضایتی

ـ پیش بینی و پیشگیری از تحرکات ضد امنیتی

ـ تدوین دستورالعملهای حفاظتی

 

شرح وظایف مسئول پشتیبانی و ماشین آلات:

ـ دریافت دستور العملهای لازم در زمینه خدمات پشتیبانی از مقام مافوق.

ـ اجرای دستورالعمل ها در مورد مشخصات و حدود بهای اقلام تدارکاتی

ـ تأمین فضا و تدارک تجهیزات و امکانات و وسایل اداری جهت ارائه خدمات

ـ تأمین وسایل ارتباطی مورد نیاز و تأمین وسایل و امکانات رفاهی کارکنان

ـ انجام اقدامات لازم برای تأمین نظافت و سالم سازی محل کار و تأمین بهداشت محیط مناسب برای ارائه خدمات

ـ رسیدگی و صدور دستور لازم به نامه‌ها و گزارشهای رسیده

ـ سازماندهی، تعیین شرح وظایف ، تقسیم کار ، تعیین حدود اختیارات و تفویض اختیار در بین واحدهای زیرمجموعه

ـ تعیین سیستم انبارداری مناسب و استقرار آن در انبارها و نظارت بر اجرای دقیق .

ـ  نظارت بر امر نگهداری و حفاظت اموال و اقلام مصرفی و نظارت بر امور تدارکاتی

ـ برنامه‌ریزی جهت افزایش کیفیت خدمات اداری و پشتیبانی

ـ بررسی میزان استهلاک و مصرف قطعات و لوازم یدکی ، سوخت و روغن و غیره.

ـ نظارت بر خریدهای واحد تدارکات و بررسی اسناد کارپردازان.

ـ پیش بینی نیازهای واحدها از نظر وسائل، تجهیزات و برآورد هزینه خرید آنها  

ـ کنترل و نظارت بر اسناد و دفاتر اجناس موجود در انبار.

ـ نظارت بر حفظ و نگهداشت ساختمانهای مرکز ، تاسیسات ، تلفخانه و وسائل موجود.

ـ  نظارت بر انجام امور مربوط به تعمیر ، تنظیف ساختمانها ، وسائل اداری ، تامین سوخت ، روشنایی.  

ـ تهیه و تنظیم گزارشهای لازم برای مقام مافوق.

ـ شرکت در جلسات اداری.

ـ رسیدگی به امور مربوط به قراردادها و شرکت در جلسات آن

ـ  تنظیم و تدوین شرایط و مفاد قراردادهای امور خدماتی ، تاسیساتی ، تجهیزاتی و ...

ـ  نظارت برعملکرد فنی واحد نقلیه

ـ نظارت بر عملکرد رانندگان

ـ  پالایش نیروهای مورد نیاز واحد خدمات پشتیبانی .

ـ کنترل و نظارت بر ورود و خروج پرسنل واحد پشتیانی

ـ انجام سایر امور محوله طبق دستور مقام مافوق.